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Regionale Ergänzung

§ 33 VwVfG gibt zwar der Behörde die Befugnis zur Beglaubigung, verpflichtet sie aber nicht dazu. Beglaubigungen liegen daher ausschließlich im pflichtgemäßen Ermessen.
Darüber hinaus sind die Beglaubigungsverordnungen von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich.

Mit der amtlichen Beglaubigung bestätigt die Behörde, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt. Kopien können sein:

• Abschriften
• Ablichtungen
• Vervielfältigungen
• Negative

Amtliche Beglaubigungen von Schriftstücken, die nicht zur Vorlage bei einer deutschen Behörde oder sonstigen öffentlichen Stelle bestimmt sind, müssen vom Notar beglaubigt werden. Das gleiche gilt, wenn das Schriftstück nicht von
einer deutschen Behörde oder sonstigen öffentlichen Stelle ausgestellt wurde.

Fremdsprachige Urkunden sind grundsätzlich mit einer deutschen Übersetzung zu beglaubigen (Ausnahme: Urkunden von deutschen Universitäten in lateinischer Sprache).

Nachfolgende Dokumente dürfen nur von der ausstellenden Behörde selbst oder von einem Notar beglaubigt werden:

• Auszüge aus dem Vereinsregister beim Amtsgericht/Vereinsregister
• Grundbuchauszüge beim Grundbuchamt
• Personenstandsurkunden beim jeweils zuständigen Standesamt des
Ausstellungsortes
• (General-)Vollmachten und Verträge

Die zuständige Stelle beglaubigt die Kopie durch einen Beglaubigungsvermerk.

Dieser muss folgende Angaben enthalten:

• genaue Bezeichnung des Originals, dessen Kopie beglaubigt wird
• Feststellung, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt
• Ort und Tag der Beglaubigung
• Dienstsiegel und Unterschrift der beglaubigenden Person und
• wenn das Original nicht von einer Behörde ausgestellt worden ist: Hinweis, dass die beglaubigte Kopie nur bei der Behörde vorgelegt werden darf, für die sie beantragt ist.

Hinweis: Zusätzliche Feststellungen enthalten Ausdrucke von elektronischen Dokumenten, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. In diesem Fall werden die Unterschrift des oder der Bediensteten und das Dienstsiegel durch eine qualifizierte Signatur ersetzt. In erster Linie beglaubigen Stellen Kopien von Schriftstücken, die sie selbst ausgestellt haben (z.B. beglaubigt die Schule eine Kopie des von ihr ausgestellten Schulzeugnisses). Ihre Wohnortgemeinde kann behördliche Schriftstücke oder Abschriften beglaubigen, die Sie einer anderen deutschen Behörde vorlegen müssen.

Achtung: Zwischen beglaubigten Kopien und der Beglaubigung einer Unterschrift oder eines Handzeichens ist zu unterscheiden. Mit der Beglaubigung einer Unterschrift wird bestätigt, dass die Urkunde von der Person stammt, die sie unterzeichnet hat (z.B. Schriftstücke, für die eine öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben ist).